След като имате ясна идея какво искате да кажете и каква е целта ви, вече сте готови за следващата важна крачка – подготовката. Това означава да се организира презентацията така, че да се вмести във времето, с което разполагате.
Когато бъде събран суровия материал за бизнес презентацията, трябва да бъде правилно подреден. Ако презентацията ви е добре структурирана, слушането й ще бъде максимално лесно и ще увеличи вероятността да постигне целта си.
В повечето случаи презентацията трябва да има въвеждаща част, обяснение на проблема (темата), представяне на решение или приканване към действие. Много важно е завладяващото откриване. Използвайте нещо, което да прикове вниманието на аудиторията – коментар, въпрос, история или пример.
Ето един пример как това би могло да помогне на аудиторията да разбере смисъла на това да присъства на презентацията.
„Събрали сме се да научим повече за смисъла на ефективната бизнес презентация.
- Колко от вас са подготвяли бизнес презентация през последната година?
- Добре, това е приблизително една четвърт от аудиторията.
- А колко от вас са присъствали на бизнес презентация през последната година?
Една трета. Добре.
И така, виждате, че по един или друг начин сте обвързани с темата за бизнес презентациите и те са част от работата ви.
Това означава, че колкото повече знаете за тях и колкото по-успешни презентации правите, толкова по-добре за вас и вашия бизнес.”
Откриването на презентацията трябва да се използва, за да:
Определите целта на презентацията
Утвърдите авторитета си. Задавайки си въпроса „Кои от качествата и постиженията ми ще впечатлят точно тази аудитория?” и наблягайки на тях, ще увеличите вероятността за постигане на положителен ефект от представянето ви.
Наблегнете на значимостта на темата за присъстващите – какво има в нея за тях
Направите преглед на основните моменти от презентацията.
Увереността е ключова
За да покажете своята увереност пред публиката трябва да настроите ума, че ще се справите успешно. Най-важната тайна на добрия презентатор е: Бъди уверен, за да покажеш увереност пред всички.
За постигане на целта на презентацията трябва да сте вдъхновени от собствената си увереност в смисъла на каузата. Увереността в себе си и в съобщението, което предавате, се постига като се обмислите добре всички етапи на презентацията и се запитате как тя ще помогне на слушателя да получи това, от което се нуждае. Добрата предварителна подготовка осигурява солидна основа на изложението и поддържа самоувереността. Важно е да знаете, че можете да се справите и, че сте по-квалифициран от всеки един от аудиторията за представяне на конкретното изложение.
По-трудно ни е да обработваме една и съща информация, която идва към нас едновременно както в писмена, така и в устна форма.
Това е едно от откритията в приключилото проучване на професор Суелър от Университета в Нов Южен Уелс, Австралия. Съгласно теорията за когнитивното натоварване на проф. Суелър, човешкият мозък има крехък капацитет да обработва и задържа информация в т.нар. “краткосрочна памет”. Следователно, съгласно проф. Суелър (а и не само той, а и голям брой други експерти в тази област) когато се прави презентация пред аудитория с помощта на PowerPoint, няма да е ефективно да се изговарят същите думи, които са изписани на екрана, защото по този начин мозъците на слушателите се натоварват прекалено много и те намаляват способността си да разбират какво им се презентира. По-ефективната тактика е на екрана да се показва едно, а да се изговаря друго.
Това между другото е и най-големия бич на презентаторите – през повечето време повечето от тях гледат не към публиката си, а към екрана с презентацията, а не малка част просто си четат написаното от там “едно към едно”.
Така тези хора си (мислят, че си) свършват работата по най-лекия и удобен начин, а аудиторията напуска презентациите им без да й е повлияно в нужната степен.
Или, за да въздействате на аудиторията си по начина, по който наистина желаете, удачен вариант е да предварително да си подготвите 2 паралелни презентации:
една със слайдове за PowerPoint, където да заложите основно на графичните елементи, диаграми, снимки и др., но с минимален текст, ограничен до ключови думи.
втора с речта ви, т.е. с думите, примерите, сравненията и т.н., които ще изговаряте.
Това ще вдигне чувствително летвата на изискванията към вас като презентатори, защото ще изисква многократно по-добра подготовка, съвършен синхрон, голям брой “сухи” тренировки.
Втора част от презентацията
Във втората част на презентацията убеждавате публиката колко е важно нещо да се случи или да се реши проблемът. За да сте убедителни, трябва да направите следното:
- Да обясните на аудиторията защо трябва да се интересува от вашето послание
- Да представите ясно защо е важно нещо да се случи или да се реши проблема
- Да включите адекватни аргументи, примери и допълнителни материали, които да поддържат интереса, без да разсейват аудиторията от основната тема
- Да обвържете присъстващите, като ги питате за тяхното мнение или за предложения по темата
- Да изпробвате възприемането на посланието, като потърсите обратна връзка, ако е възможно
Трета част от презентацията
Третата част от презентацията показва ясно на аудиторията как вие смятате, че проблемът може да се реши или как нещата могат да се случат. На този етап е важно:
- Да помогнете на аудиторията да визуализира предимствата на решението
- Да я обвържете с изготвянето на стратегия за бъдещето
- Да формулирате своето решение по начин, разбираем за всички участници
- Да се уверите, че вашето решение отговаря на някои реални потребности